Adunk pár tippet, ha megőrül attól, hogy minden munkával kapcsolatos dolog háromszor annyi ideig tart, mint kellene.

A hatékonyság komoly varázsszó a munka világában, nagyvállalatok dollármilliókat költenek rá, hogy üzleti tréningek segítségével járassák csúcsra a kollégák hatékonyságát, azok a cégek pedig, amelyek erre nem hajlandóak áldozni, még több pénzt pazarolnak el a feleslegesen elvégzett vagy csigalassúsággal kivitelezett feladatok oltárán.

A világ egyik vezető számítógépgyártója, a Dell Technologies még a 2020-as év elején vágott bele a Brain on Tech címet viselő idegtudományi kutatásba, amelynek célja az volt, hogy feltárja a technológia munkavégzésre gyakorolt hatását, illetve a felhasználók és a technológia kapcsolatát, ami érdekes eredményeket hozott.

Hatékony technológia = hatékony munkaerő

Az talán kevésbé meglepő, hogy a magas szinten, megbízhatóan működő eszközök jelentősen javítják a kollégák munkamorálját, hiszen ha minden olajozottan megy, a munka is gördülékenyebben halad. A Dell kutatásában a megfigyelt munkavállalók 37 százalékkal jobban teljesítettek, ha a kezük alá dolgozó technológiát használhattak.

Az viszont már meglepőbb, hogy ha a műszaki feltételek adottak, egy alkalmazott óránként akár 23 percet is megspórolhat, ami egy 40 órás munkahetet alapul véve 15 órát jelent. Azaz, ha elhanyagolt, rossz állapotú eszközökön kell dolgozni, ez hetente nagyjából két teljes elpazarolt műszakot jelent! Ezt súlyosbítja, hogy a kutatás szerint a döcögő technológia több mint 30 százalékkal rontja a kollégák teljesítményét, attól függetlenül, hogy mennyire jártasak a digitális eszközök kezelésében. A régebbi eszközök egyébként eltérően kezdik ki az egyes korosztályok idegeit: míg az idősebbek jobban viselik – hozzászoktak a régi, lassabb gépekhez – az Y- és a Z-generáció számára ez szinte kibírhatatlan érzés.

Az akadozó digitális világ egyébként mindenkit eléggé megvisel: elég csak egy olyan apróság, hogy nem tudunk bejelentkezni a felhasználói fiókunkba: mindössze 5 másodperc alatt akár 31 százalékkal megugorhat a stressz-szintünk. Ha pedig egy dokumentum – például egy táblázat – adatai vesznek el, 8 másodperc alatt 17 százalékkal leszünk stresszesebbek. Ettől a stressztől ráadásul nehéz is megszabadulni: a kutatás szerint akár háromszor annyi ideig is eltarthat a “dekompresszió”, mint azoknál, akik nem küzdöttek aznap dadogó eszközökkel.

Tippek a hatékony munkavégzéshez

Az alábbiakban olyan tippeket adunk, amelyek segítségével gördülékenyebbé válhat a munkavégzésünk, amit a vérnyomásunk és az idegrendszerünk is meghálál a nap végén.

1. A hatékonyság legfontosabb szövetségese: az eszközpark

Ezzel összhangban – mínusz egyedik lépésként – érdemes az eszközhasználóval kezdenünk. A Dell mentálhigiénés szakértője azt erősíti, fontos, hogy ismerjük önmagunkat – hogy milyen munkafolyamatokkal tudunk együtt dolgozni, és mi az, ami nem működik –, hogy ennek megfelelően alakíthassuk a környezetünket, illetve otthoni munkaszokásainkat. Valamint ezek alapján kalibráljuk/optimalizáljuk az eszközeinket is.

Ilyen például a monitor megfelelő elhelyezése és beállítása. A rosszul beállított eszköz ugyanis akár az egészségünkre is rossz hatással lehet, emellett csökkenti a munkavégzés hatékonyságát. Ezért érdemes állítható magasságú képernyőt választani, ami ma már nemcsak a felsőkategóriás, prémium eszközök sajátossága. A megfelelő testtartáshoz arra van szükség, hogy a képernyő teteje 6-7 centivel a szemmagasságunk felett helyezkedjen el, ha egyenesen előre nézünk. Ezt könnyíti meg az akár 15 centimétert fel-le állítható monitor.

A képernyő távolsága is fontos, ideális esetben 1-1,5 méterre üljünk a monitortól, persze ez nagyban függ a kijelző nagyságától és az általunk használt betűmérettől is – utóbbit az operációs rendszer beállításai között választhatjuk ki.

Fontos, hogy a képernyőt úgy helyezzük el, hogy ne legyen mögöttünk ablak, aminek a fénye – hiába a tükröződésmentes bevonat – rossz hatással van a szemünkre. Este pedig ne a félhomályban ücsörögjünk a monitor előtt, ilyenkor kapcsoljuk fel a villanyt, mert ha esetleg elkalandozna a tekintetünk, a kontraszt nagyon megterhelő lehet, ha újra a képernyőt kezdjük böngészni.

Az egészségünk megőrzésére munka közben is gondoljunk: 20, a monitor előtt töltött perc után 20 másodpercig révedjünk a távolba, hogy lelazítsuk a megfeszülő szemmozgató izmainkat. Ha sokat dolgozunk számítógéppel, évente érdemes látásvizsgálatra menni, és megfogadni a szemész tanácsait. A kontaktlencsét viselők szemét jobban megterheli a képernyő, ezért számukra érdemes szemcseppet, műkönnyet is használni. Emellett akkor is érdemes lehet beszerezni egy úgynevezett kékfényszűrő szemüveget, ha egyébként nincs gond a látásunkkal, ugyanis a kék fény megterhelő lehet az idegrendszerünk számára (is). A gép előtt ülve fontos gondoskodni a megfelelő hidratálásról, ezért mindig legyen kéztávolságban valamilyen folyadék, víz vagy üdítő.

Azzal is javíthatjuk saját hatékonyságunkat, ha a munkánknak megfelelően választunk eszközöket. Ha például sokat dolgozunk táblázatokkal, kiemelkedően fontos a nagyméretű monitor, a szemünk számára ugyanis nagyon megerőltető lehet, ha a sok apró táblázatcellát silabizáljuk naphosszat. Ezért érdemes 18 hüvelykes képernyőnél nagyobbat választani, de arra is jó odafigyelni, hogy minimum 60 Hz-es képfrissítési frekvenciára legyen képes a kinézett modell.

Erre a Dell üzleti felhasználásra fejlesztett összes modellje képes. A cég nemcsak hardverekben erős, az általuk fejlesztett Dell Display Manager szoftver hatékony segítséget nyújt a megfelelő képernyőfelosztás kiválasztásában.

A Dell Microsoft Teams-tanúsítvánnyal rendelkező videókonferencia-monitorai három méretben (24 colos – C2422HE; 27 colos – C2722DE; 34 colos ívelt – C3422WE) érhetők el, és megteremtik a tökéletes körülményeket a fontos megbeszélésekhez. Az 5 megapixeles, infravörös, a monitor keretéből kipattintható kamera, az 5 wattos beépített dupla hangszóró, illetve a zajszűrő mikrofon biztosítja a tiszta képet és hangzást. A csúcskategóriás megoldások rajongói pedig a Dell U4021QW 40 colos, ívelt, ultraszéles modelljét válasszák, amely WUHD 5K2K felbontást és óriási képernyőfelületet biztosít.

A billentyűzet legalább annyira fontos, mint a monitor, hiszen ez a számítógépek elsődleges beviteli eszköze, így nem mindegy, hogy milyen típust nyomogatunk hosszú órákon keresztül. A nagyméretű gombok és a megfelelő billentyűút részben növeli a komfortérzetet munka közben, részben pedig segít kiküszöbölni a helytelen használatból fakadó kellemetlen következményeket, például az ínhüvelygyulladást.

Hasonlóképpen: a géphez használt egér esetén is fontos, hogy ergonómiai szempontból megfelelő legyen, kényelmessé téve a több órás napi használatot. A hasonló perifériák kiválasztásánál érdemes lehet vezeték nélküli változatra voksolni, hogy ennyivel is kevesebb kábellel kelljen bajlódnunk.

A hibrid munkavégzés egyik legfontosabb eszköze a jó minőségű kamera, ezért érdemes olyat választani, amelynek egyrészt megfelelő a képfrissítési ideje, így élesebb képet ad, de az is szempont lehet, hogy – a folyamatosan változó helyszínek miatt – akár rossz fényviszonyok között is működőképes legyen. Érdemes olyan modellt választani, amelynek saját beépített mikrofonja is van, így megspóroljuk egy extra eszköz beszerzését – viszont garantáltan jobban hallják majd a hangunkat, mintha a laptop saját mikrofonjába kellene beszélnünk.

A mikrofon kérdését áthidalhatjuk egy megfelelő fejhallgató beszerzésével is. A legtöbb modern – vezeték nélkül csatlakoztatható – modellnek már van saját mikrofonja, emellett azonban fontos szempont, hogy milyen a hallott hang minősége, illetve a zajcsökkentő funkciók, amelyek a külvilág, illetve a home office nem kívánatos hangjait – másik szobában tévéző gyerek, ugató kutya stb. – szűrik ki. A harmadik szempont pedig a kényelem, hiszen egy többórás meeting vagy videókonferencia során nem árt, ha nem izzad be a fülünk a fejhallgató alá, a fejpánt pedig nem okoz migrént. A digitális kütyük rajongói olyan verziót is választhatnak, amely képes érzékelni, ha levesszük az eszközt a fejünkről, ilyenkor automatikusan lenémítva a mikrofont.

A Dell ajánlata a hatékony munkavégzéshez
Az alábbi eszközök és megoldások egyaránt szolgálják a hatékonyságot, a kényelmet és az egészségünk megőrzését is:

Perifériák: ma már a legtöbb felhasználó vezeték nélküli billentyűzetet és egeret választ, számukra ideális a Dell KM7321W billentyűzet és egér kombináció, amelyek akkumulátorai akár 3 évet (!) is kibírnak töltés nélkül. Ezek optimalizálásához nyújt segítséget az ingyenes Dell Peripheral Manager szoftver, amellyel akár több munkakörnyezethez megfelelő beállítást is megadhatunk.

Kamera: a Dell UltraSharp WB7022 webkamerája letisztult megjelenése és praktikus felhasználási lehetőségei mellett tűéles 4K felbontású képalkotással is hozzájárul a hatékony videókonferenciázáshoz.

Fejhallgató: A Dell WL7022 vezeték nélküli fejhallgató magas szintű zajcsökkentő funkciója a hanghívások során garantálja a kiváló hangminőséget, ha pedig zenét hallgatnánk vagy filmnézéshez használnánk, kifejezetten magával ragadó élményt nyújt.

A Dell nemcsak az említett hardverekben erős, de például olyan laptoptáskát is kínálnak a sokat utazó üzleti felhasználóknak, amelyek Dell Premier minősítése lehetővé teszi, hogy a repülőtereken elő se kelljen venni a laptopot, elég csak rámutatni a cég emblémájára.

A hatékonysághoz persze nemcsak a jól karbantartott, megfelelő alkatrészekből álló gép, illetve eszközök a fontosak, ugyanennyit számít a stabil és gyors internetkapcsolat is. Mivel ma már a legolcsóbb csomagok is megfelelő sávszélességet jelentenek, ezzel remélhetőleg nem lesz gond, csak annyi a feladat, hogy megbízható, az igényeinknek megfelelő szolgáltatót válasszunk.

2. Tudatos tervezéssel a hatékonyságért

Sokat segít a hatékony munkanapban, ha előre összeírjuk a teendőinket és listát vezetünk a fontossági sorrendről. Érdemes az egyes feladatokhoz időt is rendelni, így előre át tudjuk tekinteni a napi ütemtervet és ennek megfelelően haladni. Egy apró trükk: érdemes a nap elejére valami gyorsan elvégezhető feladatot betervezni, így már korán reggel sikerélménnyel kezdhetjük a napot, ami ad egy kis extra lendületet a folytatásra.

3. A pihenésre is gondoljunk!

Előfordulhat, hogy egy-egy feladatot lóhalálában kell elvégeznünk, ilyenkor “sprintelünk”, azaz mindent félretéve koncentrálunk, hogy minél hamarabb elkészüljünk. Általánosságban nézve azonban egy munkanap inkább egy maratonra hasonlít, ahol az erőnket, energiánkat beosztva érdemes haladni. Ne felejtsünk megfelelő időben, megfelelő hosszúságú pihenőidőszakokat is beiktatni, ugyanis kutatások igazolták, hogy a munkavégzés hatékonysága 52 percig tartható fenn, mielőtt tartanánk egy 15-20 perces szünetet. Ilyenkor mindenképpen álljunk fel a gép elől, ha tehetjük, lépjünk ki a friss levegőre, és ez idő alatt egyáltalán ne nézegessük a telefonunkat, ne nyomkodjuk a táblagépet, hanem csak a pihenésre koncentráljunk, hogy aztán megújult lendülettel állhassunk neki ismét a munkának. Ugyanígy a munkaidőt követően is gondoljunk arra a bizonyos “énidőre”, amikor is próbáljuk meg óvni magunkat a külvilág hatásaitól, és csak pihentető dolgokkal foglalkozva töltődjünk fel.

Rendkívül fontos, hogy meghúzzuk a határokat a munka és a magánélet között. Azaz, ha a munkaidő végén felálltunk a gép elől, zárjuk be a dolgozószoba ajtaját és másnapig ne is gondoljunk a munkára, a különböző feladatokra, hiszen a hatékonyság záloga az, ha betartjuk, hogy mindennek megvan a maga ideje.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.